13.03 DDO AFD Exogene-organisatie
Exogene organisatie brengt de volledige juridische- en functionele structuur in kaart, waarvan het bedrijf onderdeel van uitmaakt. De structuur begint bij de ultieme eigenaren (UBO) van het bedrijf, beland bij de directe aandeelhouders en toezichthouders die de statutaire bestuurders benoemen en kunnen ontslaan en eindigt bij de externe adviseurs van de aandeelhouders en bestuurders.
WP~Aandeelhouders
- Aandeelhoudersregister bijwerken: Jaarlijks bijwerken van het aandeelhoudersregister om de meest actuele informatie over aandeelhouders en hun aandelenbezit te reflecteren.
- Jaarlijkse aandeelhoudersvergadering: Jaarlijks organiseren van de aandeelhoudersvergadering en ervoor zorgen dat alle benodigde documenten en rapporten gereed zijn.
- Communicatie onderhouden: Continu communiceren met aandeelhouders over bedrijfsresultaten, strategische ontwikkelingen en belangrijke beslissingen.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks opstellen van rapportages over aandeelhoudersactiviteit en relevante bedrijfsupdates.
- Compliance controleren: Jaarlijks controleren van de naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot aandeelhouders.
WP~Accountants
- Jaarrekeningen opstellen: Jaarlijks opstellen van de jaarrekening en financiële overzichten in overeenstemming met de geldende boekhoudnormen.
- Interne controles uitvoeren: Kwartaal per kwartaal uitvoeren van interne controles en audits om de nauwkeurigheid en volledigheid van financiële gegevens te waarborgen.
- Auditrapportages opstellen: Jaarlijks opstellen van auditrapportages en aanbevelingen voor verbeteringen op basis van interne en externe audits.
- Compliance controleren: Jaarlijks controleren van de naleving van boekhoudnormen en regelgeving.
- Communicatie onderhouden: Continu communiceren met het management over financiële resultaten, audits en compliance kwesties.
WP~Belangen-organisaties
- Relaties onderhouden: Continu onderhouden van relaties met belangenorganisaties en relevante groepen om belangen en impact te beheren.
- Feedback en input verzamelen: Jaarlijks feedback en input verzamelen van belangenorganisaties om hun zorgen en suggesties te adresseren.
- Communicatie plannen: Jaarlijks bijwerken en uitvoeren van communicatieplannen gericht op belangenorganisaties om betrokkenheid en samenwerking te bevorderen.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over interacties met belangenorganisaties en de impact van hun feedback op de organisatie.
- Netwerken en samenwerkingen: Jaarlijks deelnemen aan evenementen en netwerksessies georganiseerd door belangenorganisaties om de organisatie's aanwezigheid en invloed te versterken.
WP~Financiers
- Financiële rapportages opstellen: Maandelijks en kwartaal per kwartaal opstellen van financiële rapportages, inclusief balans, resultatenrekening en cashflowoverzicht.
- Financieringsbehoeften evalueren: Jaarlijks evalueren van de financieringsbehoeften en -opties van de organisatie.
- Communicatie met financiers: Continu communiceren met financiers over de financiële status van de organisatie en belangrijke ontwikkelingen.
- Financiële audits voorbereiden: Jaarlijks voorbereiden op en deelnemen aan financiële audits door externe accountants.
- Beleid en procedures bijwerken: Jaarlijks bijwerken van financiële beleidsdocumenten en procedures om te voldoen aan wet- en regelgeving.
WP~Fiscalisten
- Belastingaangiften voorbereiden: Jaarlijks voorbereiden en indienen van belastingaangiften en andere fiscale documenten.
- Belastingplanning en -strategieën: Jaarlijks ontwikkelen en herzien van belastingplanning en -strategieën om belastingverplichtingen te optimaliseren.
- Compliance controleren: Jaarlijks controleren van de naleving van fiscale wet- en regelgeving en eventuele wijzigingen bijwerken.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over fiscale status en belastingplanning aan het management en relevante stakeholders.
- Trainingen organiseren: Jaarlijks organiseren van trainingen en workshops voor medewerkers over fiscale wetgeving en compliance.
WP~Generalisten
- Algemene rapportages opstellen: Maandelijks en kwartaal per kwartaal opstellen van algemene rapportages over de bedrijfsvoering en operationele prestaties.
- Kennisdeling: Jaarlijks kennisdeling en -overdracht organiseren voor medewerkers over algemene bedrijfsprocedures en -strategieën.
- Beleid en procedures bijwerken: Jaarlijks bijwerken van interne beleidsdocumenten en procedures om de algemene bedrijfsvoering te verbeteren.
- Evaluaties uitvoeren: Kwartaal per kwartaal uitvoeren van evaluaties van bedrijfsprocessen en operationele efficiëntie.
- Trainingen organiseren: Jaarlijks organiseren van trainingen en workshops voor generalisten over relevante bedrijfsaspecten en ontwikkelingen.
WP~Toezichthouders
- Toezichthouderrelaties onderhouden: Continu onderhouden van relaties met toezichthouders en zorgen voor tijdige communicatie over compliance en rapportage.
- Rapportages indienen: Kwartaal per kwartaal indienen van verplichte rapportages en informatie aan toezichthouders.
- Compliance audits: Jaarlijks voorbereiden op en deelnemen aan compliance-audits en inspecties door toezichthouders.
- Beleidsupdates: Jaarlijks bijwerken van interne beleidsdocumenten en procedures om te voldoen aan toezichthoudervereisten.
- Trainingen organiseren: Jaarlijks organiseren van trainingen voor medewerkers over toezichthoudervereisten en compliance.
WP~UBO's
- UBO-register bijwerken: Jaarlijks bijwerken van het UBO-register om ervoor te zorgen dat alle informatie over uiteindelijke belanghebbenden actueel is.
- Compliance controleren: Jaarlijks controleren van de naleving van wet- en regelgeving met betrekking tot UBO's.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over de status van UBO-informatie en eventuele wijzigingen of compliance-issues.
- Documentatie bijwerken: Continu bijwerken van documentatie met betrekking tot UBO’s en hun belangen.
- Training en bewustwording: Jaarlijks organiseren van trainingen voor medewerkers over UBO-vereisten en -verplichtingen.