Verantwoording
Verantwoording.
Communicatie staat aan de voet van de berg met al het werk, dat een bedrijf vroeg of laat moet verrichten, om haar optimaal haalbare rendement te behalen. De "Communicatiecyclus" bestaande uit het "Digitale paperchip-archief", "To do's", "Afspraken" en "Contacten" wordt ingezet als "stand alone" module, of geintegreerd met "Dossiers".
NB. De pp-bm organiseert in bedrijven al het (repeterend) werk proactief en identiek in "(Werk)processen". Alle (werkprocessen zijn gelijk gestructureerd en bestaan uit de onderverdeling van het "Werkprocessen" naar: "Hoofdzaken", "Zaken" en "Bijzaken". Deze zijn voorzien van praktische kennis en andere informatie om het werk effectieg uit te voeren. De paperchip-software zet deze werkprocessen om naar " Dossiers".
Begripsvorming
Communicatie
Doelen
Het doel van de paperchip-communicatiecyclus.
De pp-communicatiescyclus maakt het bedrijven mogelijk om effectief en effficient te communiceren over werk. Het gaat om de "externe" communicatie met de buitenwereld en om de "interne" communicatie met de medewerkers en beslissers in het bedrijf zelf. Met de Jip &Janneke taal als voertaal, in plaats van het vakjargon wordt communicatie doeltreffender en werk beter overgraagbaar. Het bedrijf legt de communicatie over werk vast. In "to do's" het nog te verrrichten werk, in "contactbladen" het werk dat wordt uitgevoerd en in het "digitaal archief" wordt inkomende en uitgaande informatie systematisch opgelsagen om het weer gemakkelijk terug te kunnen vinden.
De "pp-communicatiecyclus" staat enerzijds los op zichzelf en maakt anderzijds deel uit van de "pp-dossiercyclus". Dossiers bestaan uit een reeks van (hoofd)taken en subtaken, welke op tijd en in de tijd moeten worden uitgevoerd door competente medewerkers en beslissers. Zie daarvoor verder de "Handleiding voor de paperchip-dossiercyclus".
Inventarisatie
Om ervoor te zorgen dat er effectief gewerkt kan worden zal iedere werker volgens een bepaald systeem moeten werken. Hierdoor zullen de eerder genoemde problemen verminderd worden.
Om te voorkomen dat werkers in de ''waan van de dag'' zitten zullen ze telkens van te voren moeten nadenken waar ze mee bezig zijn, alsmede hoe het te gedane werk in het grote plaatje past.
Wanneer er proactief is nagedacht over het werk zal iedere werker zijn of haar gedachten met anderen in het bedrijf moeten delen. Hierdoor zal ieder in het bedrijf als team gezamenlijk naar 1 doel werken. Daarnaast is het belangrijk dat er bij twijfel of vragen onderling tussen de werkers overlegd wordt, zodat er effectief aan de problemen kan worden gewerkt.
Als derde element moeten werkers al hun werk en vooruitgang moeten documenteren. Hierdoor blijft er een duidelijk overzicht waar ieder mee bezig is, en verantwoord iedere werker tevens ook het werk.
Al deze elementen zijn verwerkt in de communicatiecyclus en zullen aan bod komen wanneer de werker hiermee werkt.
Plan van aanpak
Problemen
Een groot aantal problemen op de werkvloer onstaan doordat het werk niet (goed) gearchiveerd is. Veel taken worden los van elkaar gedaan zonder zicht op het grotere plaatje.
Als gevolg hiervan is er niet goed zicht op alles wat al gedaan is, en hetgene dat nog gedaan moet worden. Hierdoor worden taken soms dubbel gedaan. Ook ontstaan er problemen wanneer iemand (langdurig) uitvalt, omdat er te weinig zicht is op waar deze werker mee bezig was