01.04 DDO AFD~Rapportages
Rapportage zorgt voor het tijdig verzamelen van allerhande soort informatie voor het (laten) maken van rapportages t.b.v. een effectieve bedrijfsvoering.
Rapportage DD.
WP~Archivering
- Documenten verzamelen: Maandelijks verzamelen van rapportagedocumenten en andere relevante gegevens die moeten worden gearchiveerd.
- Archiefbeheer: Maandelijks bijwerken en beheren van het archief van rapportages, inclusief het labelen en organiseren van documenten.
- Documenten indexeren: Maandelijks documenten indexeren op basis van metadata en archiefstructuur om toegang en terugvinden te vergemakkelijken.
- Toegangscontrole: Continu beheren van toegang tot archiefdocumenten om de veiligheid en vertrouwelijkheid van rapportages te waarborgen.
- Evaluatie en rapportages: Jaarlijks evalueren van archiefbeheerprocessen en rapporteren over de staat van het archief en naleving van beleid en normen.
WP~Communicatie
- Rapportageplanning: Maandelijks plannen van rapportages over communicatieactiviteiten, inclusief het vaststellen van deadlines en verantwoordelijkheden.
- Gegevensverzameling: Maandelijks verzamelen van gegevens over communicatie-inspanningen, zoals mediaberichten, interne updates, en campagneprestaties.
- Rapportageanalyse: Kwartaal per kwartaal analyseren van verzamelde communicatiegegevens om trends, resultaten en impact te evalueren.
- Rapportages samenstellen: Kwartaal per kwartaal opstellen van gedetailleerde rapportages over de effectiviteit van communicatie-inspanningen en -campagnes.
- Distributie en feedback: Na elke rapportage het rapport verspreiden naar relevante stakeholders en feedback verzamelen voor toekomstige verbeteringen.
WP~Klachten
- Klachtenregistratie: Continu registreren van klachten en opmerkingen met betrekking tot rapportages, inclusief het bijhouden van details en status.
- Klachtenbehandeling: Maandelijks behandelen van ingediende klachten en zorgen voor een tijdige en adequate oplossing of reactie.
- Analyse en rapportage: Kwartaal per kwartaal analyseren van klachten om patronen en veelvoorkomende problemen te identificeren en rapporteren over bevindingen.
- Verbeteracties implementeren: Kwartaal per kwartaal implementeren van verbeteracties op basis van klachtenanalyse om de kwaliteit van rapportages te verbeteren.
- Communicatie en follow-up: Continu communiceren met klagers over de voortgang en oplossing van hun klachten en feedback verwerken voor toekomstige rapportages.
WP~Kwaliteit
- Kwaliteitscontroles: Maandelijks uitvoeren van kwaliteitscontroles op rapportages om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de gestelde normen en eisen.
- Feedback verzamelen: Na elke rapportage feedback verzamelen van gebruikers en stakeholders over de kwaliteit en bruikbaarheid van de rapportages.
- Verbeteracties implementeren: Kwartaal per kwartaal verbeteracties implementeren op basis van feedback en kwaliteitsbeoordelingen om de rapportages te optimaliseren.
- Training en bijscholing: Jaarlijks organiseren van trainingen en bijscholingen voor medewerkers over best practices en kwaliteitsnormen voor rapportages.
- Evaluatie en rapportages: Jaarlijks evalueren van de kwaliteitsprocessen en rapporteren over de resultaten en effectiviteit van kwaliteitsverbeteringen.
WP~Logistiek
- Rapportageplanning: Maandelijks plannen van logistieke activiteiten met betrekking tot de distributie van rapportages, zoals het bepalen van verzendmethoden en tijdschema’s.
- Documenten voorbereiden: Maandelijks voorbereiden van rapportagedocumenten voor distributie, inclusief het afdrukken, inpakken en verzenden van fysieke kopieën.
- Verspreiding monitoren: Continu monitoren van de verspreiding van rapportages, zowel digitaal als fysiek, en bijhouden van verzend- en ontvangstbevestigingen.
- Opslagbeheer: Jaarlijks beheren van opslagruimte voor fysieke rapportages en zorgen voor een georganiseerde en toegankelijke opslagomgeving.
- Evaluatie en rapportages: Jaarlijks rapporteren over de logistieke aspecten van rapportagedistributie en eventuele verbeterpunten identificeren.