13.01 DDO AFD~Bestuurlijke-organisatie
Bestuurlijke organisatie is verantwoordelijk voor het behalen van het optimaal rendement op economisch, (sociaal)psychologisch en maatschappelijk vlak, onder het sturen op een adequaat stakeholders kompas.
WP~Bedrijfsplannen
- Bedrijfsplannen ontwikkelen: Jaarlijks ontwikkelen of herzien van bedrijfsplannen om strategische doelen en operationele plannen te definiëren.
- Bedrijfsplanupdates beheren: Halfjaarlijks bijwerken van bedrijfsplannen op basis van voortgangsrapportages en marktontwikkelingen.
- Goedkeuringen verkrijgen: Jaarlijks verkrijgen van goedkeuring van de bedrijfsplannen door het management en relevante stakeholders.
- Documentatie archiveren: Continu archiveren van versies van bedrijfsplannen en gerelateerde documenten.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over de voortgang van de uitvoering van bedrijfsplannen en eventuele benodigde bijsturingen.
WP~Bevoegdheden
- Bevoegdhedenregister bijwerken: Jaarlijks bijwerken van het register met de bevoegdheden van medewerkers en management om veranderingen in verantwoordelijkheden en functies te reflecteren.
- Bevoegdheden evalueren: Halfjaarlijks evalueren van de toewijzing en toepassing van bevoegdheden om te zorgen voor naleving en effectiviteit.
- Documentatie bijwerken: Continu bijwerken van documentatie die bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschrijft.
- Trainingen organiseren: Jaarlijks organiseren van trainingen en workshops voor medewerkers over bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
- Rapportages opstellen: Kwartaal per kwartaal rapporteren over de status van bevoegdheden en eventuele wijzigingen of problemen.
WP~Jaarverslagen-goedkeuren
- Jaarverslagen opstellen: Jaarlijks opstellen van jaarverslagen op basis van bedrijfsresultaten, financiële gegevens en operationele prestaties.
- Goedkeuringsprocessen beheren: Jaarlijks beheren van het goedkeuringsproces voor jaarverslagen, inclusief review en feedback van management en toezichthouders.
- Publicatie voorbereiden: Jaarlijks voorbereiden van de publicatie van goedgekeurde jaarverslagen, zowel intern als extern.
- Documentatie archiveren: Continu archiveren van jaarverslagen en goedkeuringsdocumenten.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over het goedkeuringsproces en eventuele issues die zijn opgetreden tijdens de goedkeuring van jaarverslagen.
WP~Kluis-archieven
- Archieven beheren: Continu beheren van fysieke en digitale archieven, inclusief opslag, beveiliging en toegang.
- Documentatie bijwerken: Jaarlijks bijwerken van archiefoverzichten en inventarissen om ervoor te zorgen dat alle documenten correct zijn gearchiveerd.
- Archiveringsbeleid handhaven: Jaarlijks handhaven en bijwerken van archiveringsbeleid en procedures om te voldoen aan wettelijke en interne vereisten.
- Toegang controleren: Continu controleren en beheren van toegang tot archieven om de vertrouwelijkheid en integriteit te waarborgen.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over de status van archieven, inclusief eventuele issues met documentatie en aanbevelingen voor verbeteringen.
WP~Reputatie-management
- Reputatiemonitoring uitvoeren: Maandelijks monitoren van de reputatie van de organisatie via media, sociale platforms en klantfeedback.
- Reputatierapportages opstellen: Kwartaal per kwartaal rapporteren over de reputatiestatus en trends, inclusief aanbevelingen voor verbeteringen.
- Strategieën aanpassen: Jaarlijks aanpassen van reputatiemanagementstrategieën op basis van monitoringsresultaten en feedback.
- Crisiscommunicatie voorbereiden: Jaarlijks voorbereiden van crisiscommunicatieplannen en -protocollen om reputatierisico's effectief te beheren.
- Stakeholderrelaties onderhouden: Continu onderhouden van relaties met belangrijke stakeholders om de reputatie van de organisatie te bevorderen.
WP~Staf-vergaderingen
- Vergaderingen plannen: Wekelijks plannen en organiseren van stafvergaderingen, inclusief agendapunten en benodigde documentatie.
- Notuleren en verslagleggen: Wekelijks notuleren van de vergaderingen en het opstellen van verslagen met actiepunten en beslissingen.
- Actiepunten opvolgen: Continu opvolgen van actiepunten en besluiten die tijdens stafvergaderingen zijn genomen.
- Deelnemers informeren: Wekelijks informeren van de deelnemers over de agenda en belangrijke updates voor de volgende vergadering.
- Evaluaties uitvoeren: Kwartaal per kwartaal evalueren van de effectiviteit en efficiëntie van stafvergaderingen en indien nodig verbeteringen doorvoeren.
WP~Taakverdelingen
- Taakverdelingen plannen en vaststellen: Jaarlijks plannen en vaststellen van taakverdelingen binnen de organisatie op basis van bedrijfsbehoeften en personeelscapaciteit.
- Taakverdelingen communiceren: Continu communiceren van taakverdelingen naar alle betrokken medewerkers en afdelingen.
- Evaluaties uitvoeren: Kwartaal per kwartaal evalueren van de effectiviteit van taakverdelingen en waar nodig aanpassingen doorvoeren.
- Documentatie bijwerken: Continu bijwerken van interne documentatie en systemen met betrekking tot taakverdelingen.
- Rapportages opstellen: Jaarlijks rapporteren over de taakverdelingen en eventuele verbeterpunten of knelpunten.