01.01 DDO AFD~Interne-communicatie
Interne communicatie spreekt de taal van de werkers en beslissers (vakjargon) en slaat de werkverslagen op in de paperchip-dossiers, of het communicatie-archief.
WP~Dossiers
- Bijwerken van dossiers: Maandelijks bijwerken van interne dossiers, zoals projectdocumentatie, beleidsdocumenten en medewerkersdossiers.
- Archivering: Jaarlijks archiveren van oude dossiers volgens de geldende regelgeving en archiveringsbeleid.
- Beveiliging en toegang: Continu waarborgen van de beveiliging en juiste toegang tot vertrouwelijke dossiers en informatie.
- Evaluaties en audits: Jaarlijks uitvoeren van interne audits op dossiers om naleving van beleid en procedures te controleren.
- Feedback verwerken: Continu feedback verzamelen van gebruikers over de bruikbaarheid en volledigheid van dossiers en waar nodig verbeteren.
WP~Klanten
- Klantencontacten onderhouden: Maandelijks onderhouden van contact met klanten voor updates, feedback en relatiebeheer.
- Klantenfeedback verzamelen: Continu verzamelen van feedback van klanten over producten, diensten en service om verbeterpunten te identificeren.
- Klantenservice: Continu bieden van klantenservice en ondersteuning voor vragen, klachten en verzoeken.
- Evaluaties en rapportages: Kwartaal per kwartaal rapportages opstellen over klanttevredenheid, feedback en eventuele acties die zijn ondernomen.
- Verbeteracties: Jaarlijks ontwikkelen en implementeren van verbeteracties op basis van klantfeedback en evaluaties.
WP~Leveranciers
- Leverancierscontacten onderhouden: Maandelijks onderhouden van contacten met leveranciers voor updates, contractonderhandelingen en serviceverbeteringen.
- Contractbeheer: Jaarlijks evalueren en bijwerken van leverancierscontracten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de huidige behoeften en voorwaarden.
- Leveranciersevaluaties: Halfjaarlijks evalueren van leveranciersprestaties en het verzamelen van feedback van interne gebruikers over de geleverde diensten en producten.
- Probleemoplossing: Continu oplossen van problemen of klachten met leveranciers en het waarborgen van een goede serviceverlening.
- Rapportages: Kwartaal per kwartaal rapportages opstellen over de prestaties van leveranciers en de impact op interne processen.
WP~Omgangsvormen
- Ontwikkelen en bijwerken van richtlijnen: Jaarlijks ontwikkelen en bijwerken van richtlijnen en protocollen voor omgangsvormen binnen de organisatie.
- Training en voorlichting: Jaarlijks organiseren van trainingen en workshops over omgangsvormen voor medewerkers om de cultuur en normen te bevorderen.
- Monitoren van naleving: Continu toezicht houden op de naleving van omgangsvormen en het behandelen van eventuele meldingen of klachten.
- Feedback verzamelen: Halfjaarlijks feedback verzamelen van medewerkers over de effectiviteit en relevantie van omgangsvormrichtlijnen.
- Evaluaties en rapportages: Jaarlijks evalueren van omgangsvormen en rapporteren over de naleving en eventuele verbeterpunten aan het management.
WP~Teamwork
- Teamvergaderingen organiseren: Wekelijks organiseren van teamvergaderingen om voortgang te bespreken, doelen te stellen en issues te adresseren.
- Samenwerkingsprojecten initiëren: Maandelijks initiëren en begeleiden van samenwerkingsprojecten tussen teams en afdelingen.
- Teamprestaties monitoren: Continu monitoren van teamprestaties en samenwerking door middel van feedback en evaluaties.
- Teambuildingactiviteiten: Halfjaarlijks organiseren van teambuildingactiviteiten en sociale evenementen om de teamdynamiek te versterken.
- Rapportages opstellen: Kwartaal per kwartaal rapportages opstellen over teamresultaten, samenwerking en de effectiviteit van teamactiviteiten.
WP~Verslaglegging
- Verslagen opstellen: Maandelijks opstellen van verslagen over interne vergaderingen, projecten en activiteiten.
- Verslagdistributie: Maandelijks verspreiden van verslagen naar relevante stakeholders en medewerkers.
- Archiveren: Jaarlijks archiveren van verslagen volgens de interne archiveringsrichtlijnen en beleid.
- Feedback verwerken: Continu feedback verzamelen over de verslaglegging van medewerkers en verbeteren waar nodig.
- Evaluaties: Jaarlijks evalueren van het verslagleggingsproces en rapporteren over de efficiëntie en effectiviteit aan het management.