01.03 DDO AFD~Archivering
Archivering traint de werkers en beslissers in het systematisch om documenten op te slaan in het paperchip-archief, om deze documenten naderhand weer gemakkelijk terug te kunnen vinden.
Archieven DD.
WP~Bedrijfs-archief
- Documenten verzamelen en digitaliseren: Maandelijks verzamelen van belangrijke bedrijfsdocumenten en deze digitaliseren voor archivering.
- Archiefstructuur bijwerken: Jaarlijks de structuur en indeling van het bedrijfsarchief evalueren en aanpassen voor optimale toegankelijkheid en organisatie.
- Documenten indexeren: Maandelijks documenten indexeren op basis van relevante metadata (bijv. datum, onderwerp, auteur) om zoekbaarheid te verbeteren.
- Toegangsbeheer: Continu beheren van toegang tot het bedrijfsarchief en zorgen voor veilige toegang voor bevoegde medewerkers.
- Evaluaties en rapportages: Jaarlijks evalueren van de efficiëntie en effectiviteit van het bedrijfsarchief en rapporteren over verbeterpunten en naleving.
WP~Compliance-archief
- Documenten verzamelen en controleren: Maandelijks verzamelen van documenten die voldoen aan compliance-eisen en deze controleren op volledigheid en juistheid.
- Compliance-normen bijwerken: Jaarlijks bijwerken van archiveringsprocedures en -normen om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
- Compliance-audits uitvoeren: Kwartaal per kwartaal uitvoeren van interne audits om te controleren of het compliance-archief aan alle regelgeving voldoet.
- Toegangscontrole: Continu controleren van toegang tot compliance-documenten en zorgen voor een veilige en gereguleerde toegang.
- Rapportages: Jaarlijks rapportages opstellen over de naleving van compliance-eisen en eventuele non-conformiteiten of verbeteracties.
WP~Fysiek-archief
- Documenten verzamelen en opslaan: Maandelijks verzamelen van fysieke documenten en deze op een georganiseerde manier opslaan in fysieke archiefruimten.
- Archiefstructuur bijwerken: Jaarlijks bijwerken van de fysieke archiefstructuur en -indeling om te zorgen voor een efficiënte organisatie en toegankelijkheid.
- Documenten labelen en indexeren: Maandelijks documenten labelen en indexeren om een duidelijke en toegankelijke indeling te waarborgen.
- Beveiliging en onderhoud: Jaarlijks inspecteren van fysieke archiefruimten en zorgen voor een veilige en goed onderhouden opslagomgeving.
- Rapportages: Jaarlijks rapportages opstellen over de staat van het fysieke archief, inclusief voorraad, organisatie en eventuele problemen of verbeteracties.
WP~Kluis-archief
- Documenten beveiligen: Maandelijks documenten verzamelen en opbergen in de kluis, waarbij de veiligheid en integriteit gewaarborgd blijven.
- Kluisinventarisatie: Jaarlijks de inhoud van de kluis inventariseren en zorgen voor een accurate en actuele lijst van opgeslagen documenten.
- Toegangsbeheer: Continu beheren van toegang tot de kluis en bijhouden van toegangspasjes en logboeken voor controle en veiligheid.
- Kluisonderhoud: Jaarlijks inspecteren en onderhouden van de fysieke kluis om te zorgen voor een goede staat en veiligheid.
- Rapportages: Jaarlijks rapportages opstellen over de veiligheid en integriteit van het kluis-archief en eventuele incidenten of afwijkingen.
WP~Prive-archief
- Persoonlijke documenten verzamelen: Maandelijks verzamelen van persoonlijke documenten van medewerkers die in een privé-archief moeten worden bewaard.
- Archiefbeheer: Jaarlijks beheren van de structuur en toegang van het privé-archief om privacy en vertrouwelijkheid te waarborgen.
- Documenten indexeren: Maandelijks documenten indexeren en categoriseren op basis van persoonlijke gegevens en relevante metadata.
- Toegangscontrole: Continu waarborgen van de toegang tot persoonlijke documenten en zorgen voor veilige opslag en beheer.
- Evaluaties: Jaarlijks evalueren van het beheer van het privé-archief en rapporteren over de effectiviteit en naleving van privacybeleid.