03.01 DDO AFD~Bedrijfsbureau
Bedrijfsbureau calculeert, plant, bereidt het werk voor, berekent het werk en de benodigde mankracht, offreert het werk voor Verkoop en bereidt de Productie voor, waar nodig.
WP Onderhanden werk
- Status bijhouden: Dagelijks de status van onderhanden werk bijhouden en registreren om een actueel overzicht te hebben van de voortgang.
- Voortgangsrapportages: Wekelijks voortgangsrapportages opstellen over het onderhanden werk voor het management en andere betrokkenen.
- Problemen identificeren: Continu problemen of vertragingen in onderhanden werk identificeren en documenteren.
- Acties ondernemen: Wekelijks of maandelijks corrigerende acties ondernemen om vertragingen en problemen met onderhanden werk te verhelpen.
- Evaluatie: Maandelijks evalueren van de status en voortgang van onderhanden werk en rapporteren over de resultaten en eventuele verbeteracties.
WP~Calculaties
- Kostenberekeningen uitvoeren: Wekelijks of maandelijks kostenberekeningen uitvoeren voor projecten en opdrachten op basis van materiaalkosten, arbeid en overhead.
- Prijsmodellen bijwerken: Kwartaal per kwartaal prijsmodellen en tarieven bijwerken op basis van gewijzigde kosten of marktvoorwaarden.
- Calculaties documenteren: Continu documenteren van berekeningen en kostenramingen voor toekomstige referentie en controle.
- Verificatie: Maandelijks of na elke calculatie controleren van de nauwkeurigheid van de berekeningen en corrigerende acties ondernemen indien nodig.
- Rapportages opstellen: Kwartaal per kwartaal rapportages opstellen over berekende kosten en eventuele afwijkingen van het budget.
WP~Capaciteit
- Capaciteitsplanning: Maandelijks capaciteitsbehoeften plannen op basis van verwachte werkvolumes en beschikbare middelen.
- Capaciteitsanalyse: Wekelijks analyseren van de huidige capaciteit en het gebruik van middelen om eventuele overschotten of tekorten te identificeren.
- Capaciteitsaanpassingen: Wekelijks of maandelijks aanpassingen doorvoeren aan de capaciteitsplanning op basis van actuele vraag en beschikbare middelen.
- Resource-optimalisatie: Kwartaal per kwartaal optimaliseren van de inzet van middelen om de capaciteitsefficiëntie te verbeteren.
- Rapportages: Maandelijks rapportages opstellen over capaciteitsbenutting en eventuele knelpunten of verbeterpunten.
WP~Facturering
- Facturen opstellen: Maandelijks of na voltooiing van projecten facturen opstellen voor klanten op basis van contracten en geleverde diensten.
- Facturen verzenden: Maandelijks facturen verzenden naar klanten en bevestigen van ontvangst.
- Betalingen volgen: Continu betalingen volgen en verwerken om ervoor te zorgen dat facturen tijdig worden betaald.
- Factuurcorrecties: Wekelijks of maandelijks correcties en aanpassingen aan facturen doorvoeren indien nodig.
- Rapportages: Maandelijks rapportages opstellen over facturering, openstaande vorderingen, en betalingsachterstanden.
WP~Offerte-cyclus
- Offerteaanvragen ontvangen: Dagelijks of wekelijks ontvangen en registreren van aanvragen voor offertes van klanten.
- Offertes opstellen: Kwartaal per kwartaal of op verzoek offertes opstellen op basis van klantbehoeften, specificaties en interne tarieven.
- Offertes verzenden: Wekelijks of maandelijks verzenden van opgestelde offertes naar klanten en bevestigen van ontvangst.
- Offertes opvolgen: Wekelijks opvolgen van verzonden offertes om de status te controleren en aanvullende vragen van klanten te beantwoorden.
- Offertes evalueren: Maandelijks evalueren van de offertecyclus om het proces te verbeteren en trends in goedgekeurde of afgewezen offertes te analyseren.
WP~Planningen
- Planningen opstellen: Wekelijks of maandelijks planningen opstellen voor het personeel, materieel en andere resources op basis van project- of operationele behoeften.
- Planningen bijwerken: Dagelijks of wekelijks planningen bijwerken om te reageren op wijzigingen in projecten, beschikbaarheid van middelen of andere onvoorziene omstandigheden.
- Resource-toewijzing: Wekelijks of maandelijks resources toewijzen aan geplande taken en ervoor zorgen dat er voldoende capaciteit is.
- Planningsoverleg: Wekelijks overleggen met teamleden en andere afdelingen om planningen te bespreken en aanpassingen door te voeren.
- Evaluatie en rapportage: Maandelijks evalueren van de effectiviteit van de planningen en rapporteren over de uitvoering en eventuele afwijkingen.
WP~Werk-analyse
- Werkorders ontvangen: Dagelijks ontvangen en registreren van werkorders die moeten worden geanalyseerd.
- Werkprocessen analyseren: Maandelijks de werkprocessen analyseren om de efficiëntie en effectiviteit van de uitvoering te beoordelen.
- Problemen identificeren: Continu identificeren van knelpunten en inefficiënties in de werkprocessen en deze documenteren.
- Verbeteracties voorstellen: Kwartaal per kwartaal voorstellen doen voor verbeteracties op basis van de werk-analyse en deze presenteren aan het management.
- Analyse rapporteren: Maandelijks of na elke analyse rapporteren van bevindingen en voortgang aan relevante belanghebbenden.