03.02 DDO AFD~Procesbewaking
Procesbewaking ziet op de voortgang van het werk, het verslag over het werk, de beoordeling van het werk, de kwaliteit van het werk, de goedkeuring van het werk en de afhandeling van de interne en externe klachten over het werk en de werkers.
WP Rapportages
- Rapportageplanning: Maandelijks rapportages plannen voor verschillende aspecten van procesbewaking en bedrijfsvoering.
- Gegevensverzameling: Wekelijks gegevens verzamelen over de prestaties, processen en resultaten voor rapportagedoeleinden.
- Rapportages opstellen: Maandelijks rapportages opstellen over de voortgang, prestaties en knelpunten van processen en projecten.
- Rapportages distribueren: Maandelijks rapportages verzenden naar relevante stakeholders en het managementteam.
- Feedback en verbeteringen: Continu feedback verzamelen over de rapportages en verbeteringen aanbrengen op basis van suggesties en bevindingen.
WP~Archieven
- Archiefbeheer: Maandelijks archieven beheren door documenten te classificeren, indexeren en op te slaan volgens de geldende richtlijnen.
- Documenten controleren: Wekelijks documenten controleren op volledigheid en juistheid voor archivering.
- Archiefevaluatie: Jaarlijks evalueren van de archiefstructuur en -procedures om te zorgen voor efficiëntie en naleving van de regelgeving.
- Toegangsbeheer: Continu beheren van de toegang tot archieven en zorgen voor veilige en gecontroleerde toegang.
- Rapportages: Jaarlijks rapporteren over de staat van de archieven, de naleving van archiefprocedures en eventuele benodigde verbeteracties.
WP~Communicatie-cyclus
- Communicatieplanning: Maandelijks communicatieplannen opstellen en bijwerken voor de afstemming tussen afdelingen en met externe partners.
- Uitvoering van communicatie: Wekelijks uitvoeren van geplande communicatieactiviteiten, zoals interne nieuwsbrieven, statusupdates en klantcommunicatie.
- Feedback verzamelen: Continu feedback verzamelen van medewerkers en klanten over de effectiviteit van de communicatie.
- Evaluatie: Kwartaal per kwartaal evalueren van de communicatiecyclus, analyseren van de resultaten en identificeren van verbeterpunten.
- Rapportages: Maandelijks rapporteren over de communicatie-inspanningen, inclusief bereikte doelen, uitdagingen en aanbevelingen.
WP~Dossier-cyclus
- Dossiers bijwerken: Maandelijks dossiers bijwerken met nieuwe informatie, wijzigingen en relevante documentatie.
- Dossiercontrole: Wekelijks controleren van dossiers op volledigheid en nauwkeurigheid om te zorgen dat alle benodigde documenten zijn opgenomen.
- Documenten archiveren: Maandelijks documenten archiveren volgens de archiefstructuur en toegankelijkheidseisen.
- Dossieranalyse: Kwartaal per kwartaal dossiers analyseren om trends en patronen te identificeren en aanbevelingen te doen voor procesverbeteringen.
- Rapportages: Jaarlijks rapporteren over de status en integriteit van dossiers en eventuele verbeteracties die nodig zijn.
WP~Klachten
- Klachtenregistratie: Continu registreren van klachten en feedback van klanten en medewerkers met betrekking tot processen en diensten.
- Klachtenbehandeling: Maandelijks klachten onderzoeken, analyseren en oplossen volgens het vastgestelde klachtenprotocol.
- Acties en opvolging: Wekelijks opvolgen van opgeloste klachten om te verzekeren dat verbeteracties effectief zijn doorgevoerd.
- Analyse: Kwartaal per kwartaal klachten analyseren om trends te identificeren en preventieve maatregelen te ontwikkelen.
- Rapportages: Maandelijks rapporteren over het aantal klachten, behandelresultaten en verbeteracties aan het management.
WP~Kwaliteit
- Kwaliteitscontroles: Maandelijks kwaliteitscontroles uitvoeren op processen en output om te zorgen voor naleving van kwaliteitsnormen.
- Probleemidentificatie: Continu problemen en afwijkingen in de kwaliteitsnormen identificeren en documenteren.
- Verbeteracties: Kwartaal per kwartaal verbeteracties implementeren op basis van kwaliteitsanalyses en feedback van medewerkers.
- Evaluatie: Jaarlijks evalueren van de kwaliteitssystemen en processen om de effectiviteit van kwaliteitsverbeteringen te beoordelen.
- Rapportages: Maandelijks rapporteren over kwaliteitsmetingen, -problemen en -oplossingen aan het management.
WP~Offerte-cyclus
- Offerteaanvragen verwerken: Wekelijks aanvragen voor offertes ontvangen en registreren.
- Offertes opstellen: Maandelijks of per aanvraag offertes opstellen en op basis van klantbehoeften en interne richtlijnen.
- Offertes versturen: Wekelijks offertes verzenden naar klanten en bevestigen van ontvangst.
- Opvolging: Wekelijks opvolgen van verzonden offertes om de status te controleren en aanvullende vragen van klanten te beantwoorden.
- Evaluatie: Maandelijks evalueren van de offertecyclus om de efficiëntie en effectiviteit te beoordelen en verbeteringen aan te brengen.
WP~Stakeholders-kompas
- Stakeholderidentificatie: Jaarlijks stakeholders identificeren en registreren op basis van hun invloed en belang voor de organisatie.
- Communicatieplanning: Kwartaal per kwartaal communicatieplannen ontwikkelen voor de betrokkenheid van stakeholders.
- Stakeholdercontacten: Maandelijks contact onderhouden met stakeholders om hun behoeften en verwachtingen te begrijpen en te beheren.
- Analyse en evaluatie: Jaarlijks de relaties met stakeholders analyseren en evalueren om de effectiviteit van de communicatie en betrokkenheid te verbeteren.
- Rapportages: Kwartaal per kwartaal rapporteren over de status van stakeholderrelaties, feedback en de impact van stakeholdercommunicatie op processen.
WP~Werkvloer-kennis
- Kennis verzamelen: Continu informatie en kennis verzamelen over processen, procedures en best practices op de werkvloer.
- Training en bijscholing: Kwartaal per kwartaal trainingen en bijscholingen organiseren om medewerkers op de hoogte te houden van nieuwe procedures en technieken.
- Kennisdeling: Wekelijks kennis delen met teamleden via meetings, workshops en documentatie.
- Evaluatie: Jaarlijks evalueren van de effectiviteit van kennisoverdracht en training, en het identificeren van behoeften voor verdere ontwikkeling.
- Rapportages: Kwartaal per kwartaal rapporteren over de status van werkvloer-kennis en de impact op de procesbewaking en -prestaties.