04.00 DDO AFD~Algemeen
Dienstverlening verricht de diensten die Verkoop heeft verkocht aan Klanten zelf, of besteedt de diensten uit aan Dienstverleners, waarmee wordt samengewerkt.
WP~AVG-wet
- AVG-compliance check: Jaarlijks een volledige audit uitvoeren om te controleren of het bedrijf voldoet aan de AVG-wetgeving.
- Training en bewustwording: Halfjaarlijks trainingen organiseren voor medewerkers over de implicaties van de AVG en hoe ze gegevens correct kunnen verwerken.
- Privacybeleid bijwerken: Jaarlijks het privacybeleid herzien en bijwerken om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de AVG-eisen.
- Gegevensverwerking monitoren: Continu monitoren en documenteren van alle gegevensverwerkingsactiviteiten binnen het bedrijf om compliance te waarborgen.
- Rapportage en incidentbeheer: Continu incidenten met betrekking tot gegevensbescherming rapporteren en behandelen volgens de AVG-vereisten.
WP~Betalings-voorwaarden
- Voorwaarden opstellen en bijwerken: Jaarlijks opstellen en bijwerken van standaard betalingsvoorwaarden voor klanten en leveranciers.
- Communicatie met klanten: Bij elke nieuwe transactie de betalingsvoorwaarden duidelijk communiceren naar de klant.
- Betalingsprocessen monitoren: Continu monitoren van de naleving van betalingsvoorwaarden door klanten en tijdig opvolgen van achterstallige betalingen.
- Evaluatie van voorwaarden: Jaarlijks evalueren van de effectiviteit van de huidige betalingsvoorwaarden en aanpassen indien nodig.
- Rapportage: Maandelijks rapporteren over betalingsachterstanden en incassoactiviteiten.
WP~Engagement-letter
- Opstellen van engagement-letters: Bij elke nieuwe samenwerking of opdracht opstellen van engagement-letters waarin de voorwaarden en verwachtingen worden vastgelegd.
- Jaarlijkse review: Jaarlijks herzien en bijwerken van standaard engagement-letters op basis van juridische en operationele veranderingen.
- Goedkeuringsproces: Continu beheren van het goedkeuringsproces voor nieuwe engagement-letters door relevante afdelingen.
- Archivering: Continu archiveren van alle ondertekende engagement-letters en zorgen voor eenvoudige toegang indien nodig.
- Compliance controle: Jaarlijks controleren of de engagement-letters voldoen aan de wettelijke eisen en interne beleidsregels.
WP~Geheimhouding
- Overeenkomst opstellen en bijwerken: Jaarlijks opstellen en bijwerken van geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers, leveranciers en partners.
- Training en bewustwording: Halfjaarlijks trainingen organiseren voor medewerkers over de naleving van geheimhoudingsvereisten.
- Informatiebeveiliging monitoren: Continu monitoren van de naleving van geheimhoudingsregels en de beveiliging van gevoelige informatie.
- Incidentrapportage: Bij elk incident zorgen voor directe rapportage en evaluatie van inbreuken op de geheimhouding.
- Audit en controle: Jaarlijks uitvoeren van interne audits om de effectiviteit van de geheimhoudingsprocessen te evalueren.
WP~Leverings-voorwaarden
- Voorwaarden opstellen en bijwerken: Jaarlijks opstellen en bijwerken van standaard leveringsvoorwaarden die van toepassing zijn op alle verkopen en leveringen.
- Informatievoorziening: Bij elke transactie de leveringsvoorwaarden duidelijk communiceren aan de klant of leverancier.
- Naleving monitoren: Continu monitoren van de naleving van de leveringsvoorwaarden, inclusief levertijden en transportkosten.
- Klachtenafhandeling: Bij elk incident snel en effectief klachten met betrekking tot leveringsvoorwaarden behandelen en documenteren.
- Evaluatie en aanpassing: Jaarlijks evalueren van leveringsvoorwaarden en aanpassen op basis van marktontwikkelingen en klantfeedback.
WP~Samenwerking
- Overlegstructuren opzetten: Maandelijks organiseren van teamvergaderingen om de samenwerking te bevorderen.
- Samenwerkingscontracten beheren: Jaarlijks beheren en bijwerken van samenwerkingscontracten met externe partijen.
- Evaluatie van samenwerking: Halfjaarlijks evalueren van de samenwerking tussen teams en externe partners, met focus op verbeterpunten.
- Communicatiekanalen beheren: Continu onderhouden en verbeteren van communicatiekanalen om effectieve samenwerking te waarborgen.
- Rapportage en feedback: Kwartaal per kwartaal rapporteren over de samenwerkingsprestaties en verzamelen van feedback voor optimalisatie.