06.01 AFD~Helpdesk
Secretariaat verricht allerhande soort secretarieel werk en is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van de leiding, de huishoudelijke dienst, de kantine, de postkamer e.d.
WP~FAQ's
- FAQ-lijsten bijwerken: Maandelijks bijwerken en uitbreiden van de FAQ-lijsten op de website en andere platforms om ervoor te zorgen dat klanten snel antwoorden op hun vragen kunnen vinden.
- Veelgestelde vragen analyseren: Continu analyseren van de vragen die binnenkomen via de helpdesk om trends te identificeren en de FAQ-sectie dienovereenkomstig aan te passen.
- Content creëren: Maandelijks creëren van nieuwe content voor de FAQ-sectie, inclusief handleidingen, tutorials, en video’s.
- Testen van FAQ-sectie: Halfjaarlijks testen van de effectiviteit en toegankelijkheid van de FAQ-sectie en verbeteringen doorvoeren op basis van klantfeedback.
- Intern overleg: Maandelijks overleg met andere afdelingen om te bepalen welke nieuwe informatie aan de FAQ-sectie moet worden toegevoegd op basis van productupdates of nieuwe diensten.
WP~Klanten
- Klantenondersteuning bieden: Dagelijks beantwoorden van vragen, oplossen van problemen, en bieden van ondersteuning aan klanten via telefoon, e-mail, chat, en andere kanalen.
- Klantenfeedback verzamelen: Maandelijks verzamelen van feedback van klanten over hun ervaringen met de helpdesk en de dienstverlening.
- Klanttevredenheid meten: Kwartaal per kwartaal uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken om de prestaties van de helpdesk te evalueren.
- Opleidingen voor medewerkers: Halfjaarlijks organiseren van trainingen voor helpdeskmedewerkers om hun vaardigheden in klantondersteuning te verbeteren.
- Documentatie bijwerken: Continu bijwerken van de kennisbank en interne documentatie op basis van veelvoorkomende klantvragen en -problemen.
WP~Pers-loket
- Persvragen beheren: Continu beheren en beantwoorden van vragen van journalisten en andere media via het pers-loket.
- Persberichten opstellen: Maandelijks opstellen en versturen van persberichten over belangrijke bedrijfsontwikkelingen, producten, en diensten.
- Mediarelaties onderhouden: Continu onderhouden van relaties met journalisten en mediapartners door middel van regelmatige updates en uitnodigingen voor evenementen.
- Crisiscommunicatie voorbereiden: Jaarlijks ontwikkelen en bijwerken van een crisiscommunicatieplan om effectief te kunnen reageren op negatieve pers of bedrijfsincidenten.
- Monitoring van media coverage: Continu monitoren van media-aandacht om het sentiment rond het bedrijf te volgen en strategische communicatie aan te passen indien nodig.
WP~Stakeholders
- Stakeholderanalyses uitvoeren: Jaarlijks uitvoeren van analyses om te identificeren wie de belangrijkste stakeholders zijn en wat hun behoeften en verwachtingen zijn.
- Communicatieplannen bijwerken: Kwartaal per kwartaal bijwerken van communicatieplannen om effectief te kunnen communiceren met alle relevante stakeholders.
- Stakeholdervergaderingen houden: Halfjaarlijks organiseren van vergaderingen met belangrijke stakeholders om updates te geven en feedback te verzamelen.
- Rapportages opstellen: Halfjaarlijks opstellen van rapportages over de relatie en communicatie met stakeholders, inclusief klanttevredenheid en operationele prestaties.
- Strategieën aanpassen: Jaarlijks herzien en aanpassen van strategische plannen op basis van feedback en inzichten van stakeholders.
WP~Teamwork
- Teamvergaderingen organiseren: Wekelijks organiseren van teamvergaderingen om de voortgang te bespreken, problemen op te lossen en doelen voor de komende week te stellen.
- Interne kennisdeling: Maandelijks organiseren van kennisdelingssessies waarin teamleden best practices en oplossingen voor veelvoorkomende problemen bespreken.
- Teamprestaties evalueren: Kwartaal per kwartaal evalueren van de prestaties van het team en individuele medewerkers om successen te erkennen en verbeterpunten te identificeren.
- Teambuildingactiviteiten plannen: Halfjaarlijks organiseren van teambuildingactiviteiten om de samenwerking en teamgeest te bevorderen.
- Opleidingssessies organiseren: Kwartaal per kwartaal organiseren van opleidingssessies om teamleden bij te scholen in nieuwe systemen, technologieën, en klantbenaderingen.