06-02 AFD~Secretariaat
Helpdesk is de vraagbaak voor cliënten, medewerkers en beslissers en destilleert daaruit praktische FAQ’s om uit dit perspectief bedrijven zo geolied mogelijk te laten functioneren.
WP~Archieven
- Documenten opslaan: Continu organiseren en opslaan van papieren en digitale documenten volgens vastgestelde richtlijnen.
- Archieven bijwerken: Maandelijks bijwerken van archieven met nieuwe documenten en het verwijderen van verouderde of irrelevante informatie.
- Toegangscontrole beheren: Continu controleren en beheren van wie toegang heeft tot bepaalde archieven om vertrouwelijkheid te waarborgen.
- Jaarlijkse audit uitvoeren: Jaarlijks uitvoeren van een audit van de archieven om de nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen.
- Archiveringsbeleid herzien: Jaarlijks herzien van het archiveringsbeleid om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
WP~Kantine
- Voorraadbeheer: Wekelijks beheren en bijvullen van de voorraad van levensmiddelen, dranken, en andere benodigdheden in de kantine.
- Dagelijkse catering: Dagelijks voorbereiden en serveren van maaltijden, snacks en dranken aan medewerkers en bezoekers.
- Kantine schoonmaken: Dagelijks schoonmaken en opruimen van de kantine om een hygiënische omgeving te garanderen.
- Menuplanning: Wekelijks plannen van menu's en het aanpassen van de keuzes op basis van seizoensgebonden producten en medewerkersvoorkeuren.
- Apparatuur onderhouden: Maandelijks uitvoeren van basisonderhoud aan kantineapparatuur, zoals koffiezetapparaten, koelkasten en ovens.
WP~Postkamer
- Post sorteren: Dagelijks sorteren en distribueren van inkomende post naar de juiste afdelingen of personen.
- Uitgaande post verwerken: Dagelijks verwerken van uitgaande post, inclusief het frankeren, adresseren en versturen van brieven en pakketten.
- Pakketdiensten coördineren: Dagelijks coördineren van de ontvangst en verzending van pakketten via koeriersdiensten.
- Postkamer inventaris beheren: Wekelijks controleren en aanvullen van de inventaris in de postkamer, zoals enveloppen, labels en andere benodigdheden.
- Postkamerapparatuur onderhouden: Maandelijks uitvoeren van basisonderhoud aan postkamerapparatuur, zoals frankeermachines en printers.
WP~Receptie
- Bezoekers verwelkomen: Dagelijks ontvangen en registreren van bezoekers en hen doorverwijzen naar de juiste personen of afdelingen.
- Telefoon beantwoorden: Dagelijks afhandelen van inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden naar de juiste contactpersonen.
- Post en pakketten beheren: Dagelijks beheren van inkomende en uitgaande post en pakketten, inclusief het registreren en doorsturen ervan.
- Vergaderruimtes beheren: Wekelijks beheren van vergaderruimtes, inclusief het reserveren en voorbereiden van de ruimtes voor meetings.
- Receptieomgeving onderhouden: Continu zorgen voor een opgeruimde en gastvrije receptieomgeving.
WP~Secretariaat
- Agenda beheren: Dagelijks beheren van de agenda's van leidinggevenden en teams, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen.
- Correspondentie afhandelen: Dagelijks afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, zoals e-mails, brieven, en telefoongesprekken.
- Vergaderingen voorbereiden: Wekelijks voorbereiden van vergaderingen, inclusief het versturen van uitnodigingen, het samenstellen van de agenda en het voorbereiden van vergaderruimtes.
- Notuleren: Wekelijks notuleren tijdens vergaderingen en het verspreiden van de notulen naar de betrokkenen.
- Documentbeheer: Continu beheren en archiveren van belangrijke bedrijfsdocumenten en ervoor zorgen dat deze toegankelijk en up-to-date zijn.
WP~Vertalingen
- Vertaalopdrachten uitvoeren: Continu vertalen van documenten, e-mails, rapporten en andere teksten naar de vereiste talen.
- Taalcontrole uitvoeren: Continu controleren van vertalingen op juistheid, consistentie en grammaticale correctheid.
- Vertaalgeheugens bijwerken: Wekelijks bijwerken van vertaalgeheugens en terminologielijsten om consistentie in vertalingen te waarborgen.
- Externe vertalers coördineren: Maandelijks coördineren van werkzaamheden met externe vertalers indien nodig, inclusief het beoordelen van de kwaliteit van hun werk.
- Vertaalprojecten plannen: Kwartaal per kwartaal plannen en organiseren van grotere vertaalprojecten, zoals meertalige publicaties of websites.