3.2.01.A Digitaal pp-archief (NL)

Documenten moeten altijd worden gedateerd. Bij voorkeur de datum van het opstellen van het document. Anders de datum van opslag.

Ø  Documenten dateren (voorbeelden)

·       31-05-2016 INSTR GEBRUIK

·       2016 JAARVERSLAG

·       2016 MEI BOEKH

Ø  Organisatie-sectoren inrichten

·       Organisatie-sectoren aanmaken

·       Werksectoren kiezen

·       Dossier aanmaken

·       Documenten opslaan

Het "Automatisering" perspectief ziet op:
Het automatisering perspectief richt zich op de afdelingen: a) Hardware, b) Software c) Websites, d) Archivering en e) Beheer.

Het "Commercieel perspectief" richt zich op:
A. Public relations: het bedrijf bij het bedrijfsleven, de stakeholders en (team)werkers introduceren  
B. Marktonderzoek: het extern en intern marktonderzoek uitvoeren.
C. Marketing: het marketing-, acquisitie- en verkoop beleid maken en bewaken.
D. Acquisitie: bij de gesegmenteerde doelgroepen plegen.
E. Verkoop: de verkoop van de kernactiviteiten aan gesegmenteerde doelgroepen voorbereiden, verkopen en opvolgen.

Het "Communicatie perspectief" richt zich op:
A. Externe communicatie: met de buitenwereld in haar eigen taal, 
B. Interne communicatie: met de (team)werkers en (directe) stakeholders in hun eigen taal,
C. (Digitale) archivering: om allerhande informatie direct bij de  hand te hebben, wanneer nodig.
D. Rapportages:  aan beslissers en (team)werkers om het overzicht te bewaren over het reilen en zeilen van het bedrijf.

 

Ø  Documenten dateren
Afgekorte naam document in hoofdletters.

·       Datum: dd-mm-jj

·       Jaar: jjjj, dd-mm-jj

Ø  Naam scribent afkorten
Afgekorte naam scribent in hoofdletters.

·       Bedrijf Vertimart Group B.V.

o           VG

·       Naam persoon Wisse

o          WISS

Ø  Naam geadresseerde afkorten
Afgekorte naam geadresseerde in hoofdletters.

·       Bedrijf Vertimart Group B.V.

o          VG

·       Naam persoon Wisse

o            WISS

Ø  Inzake afkorten
Afgekorte inzake van het document in hoofdletters.

·       Inzake Digitaal Archief

o            DIG ARCH

Het "Financieel" perspectief richt zich op:

A. De investeringen die de beslissers noodzakelijk achten voor een gezonde bedrijfsvoering.
B. De financiering van de vereiste investeringen, op kort en langer termijn.
C. De zekerheden welke noodzakelijkerwijs afgegeven moeten worden om de financiering rond te kunnen breien.
D. Het vermogen dat in alle gevallen nodig is om bedrijven op te starten en (versneld) te laten groeien.  ....
E. De subsidies welke mogelijkerwijs te verkrijgen zijn op relatief bezien kort termijn.
F. De wetten & regels rond het geldverkeer en het zwarte geld circuit, welke inmiddels vrijwel jaarlijks worden aangescherpt op (inter)nationaal terrein.

Het "Fiscaal" perspectief richt zich op:

A. Belastingdiensten ....
B. Aangiftes
C. Controles ......., 
D. Afspraken...
E. Wetten en regels.

Het "Juridisch" perspectief van het bedrijfsleven richt zich op vrijwel alle rechtsgebieden en verzekeringen.
A. De juiste rechtspersoon kiezen isvan belang voor het beperken van de persoonlijke aansprakelijkheid en uit fiscaal oogpunt voor behoorlijk winstgevende bedrjven.
B.  Het I. E. beschermen is van belang om de concurrentie voor te blijven en eigendomsrechten aan te tonen.
C. Met contracten worden afspraken en overwegingen vastgelegd waar partijen zich aan moeten houden.
D. Depos zijn o.a. algemeen geldende leverings- en betlingsvoorwaarden, welke bij de rechtbank worden gedeponeerd.
E. Verzekeringen worden afgeloten om risico's in te dekken die het bedrijf niet zelf kan dragen.
F. Geschillen en cliams moeteninzichtelijk zijn en snel worden opgelost door de bevoegde instanties.
G. De wetten & regels voor rechtspersonen zijn complex en beslaan een uitgebreid rechtsgebied.

Het "Logistiek perspectief" richt zich op:
A. Bedrijfsbureau: bereidt het werk voor, calculeert, bevestigt orders, werkt de administratie bij, stelt facturen op en regelt de (af)leveringen aan de klant.
B. Inkoop :kiest de leveranciers, plaatst bestellingen en legt ijzeren voorraden aan.
C. Kwaliteitsbewaking: bewaakt de kwaliteit van het werk, houdt enquêtes onder stakeholders, handelt alle klachten af, bewaakt de looptijd van contracten.
D. Transport: onderhoudt het wagenpark en regelt het interne en externe vervoer.

Het Ondersteuning perspectief richt zich op:
A. De helpdesk voor klanten, leveranciers,  teamwerkers en overige stakeholders. 
B. Het secretariaat voor beslissers en(team)werkers.
D. De huisvesting van (team)werkers en beslissers en het onderhoud van gebouwen en terreinen.
E. De beveilging van gebouwen en terreinen.

Geen tekst in kennispark!

Het Onderzoek en Ontwikkel archief.
In het digitale ‘O&O archief’ wordt de relevante informatie en gegevens opgeslagen in werkdossiers (WD), per afdeling (WS), per organisatiesector (OS).
Het zijn de afdelingen:  a) Denktanks, b) Onderzoek en c) Ontwikkeling.

Het Bedrijfs-organisatie perspectief richt zich op:
A. De Exogene-organisatie legt het handelen van de eigenaren, toezichthouders en adviseurs van het bedrijf vast waarmee de (statutaire) directie van het van het bedrijf rekening moet houden. 
B. De Bestuurlijke-organisatie bewaakt de reputatie  van het bedrijf, stelt bedrijfsplannen op, verdeelt het werk, laat de kennis vastleggen om het uit te voeren en ziet daarop toe. 
C. De Interne-organisatie structureert het bedrijf aan de hand van werkprocessen, voorzien van praktische kennis in JJ-taal. 
D. De Externe-organisatie ziet op de verplichte en niet verplichte contacten met wettelijke- en regelgevende organen.
E. De Kennis-organisatiepark is de georganiseerde bibliotheek  van het bedrijf en houdt de externe berichtgeving over het bedrijf voortdurend in de gaten.

Geen tekst in Kennispark!

Het Privé archief.
In het digitale ‘Privé archief’ worden de relevante informatie en gegevens opgeslagen in privé werkdossiers (WD), per privé sector (WS), per organisatiesector (OS).Het zijn de afdelingen: a) Familie, b) Levensloop, c) Gezondheid, d) Vrijetijd en e) Lifestyle.

Het "Productief" perspectief richt zich op de kernactiviteiten van het bedrijf. 

A. Diensten verlenen.
B. Creatieve ontwerpen.
C. Handel plegen.
D. Producten fabriceren
E. Magazijnen beheren.
F. Kernactiviteiten (af)leveren.

Doelstelling
Het doel van eenvoudig digitaal archiveren is het orde op zaken stellen, het bereiken van tijdwinst en het voldoen aan de bewaarplicht voor bedrijven.

·       Tijdwinst boeken

·       Orde op zaken stellen

·       Bewaarplicht nakomen

Ø  Problemen onderkennen
De problemen worden zoveel mogelijk beperkt door de archiefstructuur eigen te maken, de documenten correct te labelen en eenduidig op te bergen.

·       Organisatie-structuur aanleren

·       Documenten labellen

·       Eenduidig archiveren

Ø  Inventarisaties plegen

·       PP-BM Organisatie-structuur

Ø  Vragen stellen

·       E-cursus noodzakelijk?

·       Handleiding verduidelijken?

·       Wat is de leercurve voor dit werkproces?

·       Vertrouwelijkheid waarborgen?

·       Begrippen definieren?

Ø  Communicatie voeren/Deskundigen raadplegen

·       Archivares

Ø  Plan van aanpak opstellen

·       Archieven opsplitsen

·       Werkdossiers aanhangen

Het "Teamwerk"perspectief richt zich op:
A. De werving en selectie van eigen  (team)werkers en van derden. 
B. De trainingen van de (team)werkers aan de hand van de bedrijfscultuur en Paperchip methode.     
C. De werkteams inzetten om het dossier werk effectief en efficiënt uit te voeren.
D. De werk, verlof en ziekte administratie om flexibel werk op afstand mogelijk te maken en aan regelgeving te voldoen.
E. De wetten & regels om up to date te blijven bij de steeds veranderende sociale wet- en regelgeving.