3.4.01 Communicatieve functies
De "Communicatie functies" hebben betrekking op de afdelingen:
A. Externe communicatie: met de buitenwereld in haar eigen taal,
B. Interne communicatie: met de (team)werkers en (directe) stakeholders in hun eigen taal,
C. (Digitale) archivering: om allerhande informatie direct bij de hand te hebben, wanneer nodig.
D. Rapportages: aan beslissers en (team)werkers om het overzicht te bewaren over het reilen en zeilen van het bedrijf.
Archivering
De (digitale) archivering is noodzakelijk om informatie snel en eenduidig te archiveren en op ieder moment weer makkelijk en snel terug te kunnen vinden. Het is handig om verschillende archieven aan te leggen. Het dagelijks-archief voor het dagelijks werk, een compliance-archief voor het specifieke (jaarlijkse) compliance werk, een kluis-archief voor alle vertrouwelijke documenten en voor het gemmak desgewenst privé-archieven voor de beslissers en medewerkers.
Diversen
Externe communicatie
De externe communicatie richt zich op:
A. vindt de hele dag door plaats tussen het bedrijf en haar doelgroepen. Deze zee aan communicatie vindt plaats langs verschillende communicatiekanalen, zoals de sociale media, het mail-verkeer, de telefoon, de website, de post e.d. Daar vloeit veel werk en nadere afspraken uit voort. Het is zaak om dat werk te bundelen tot "todo's" en regelmatig in de tijd te gaan (her)plannen voor uitvoering.
De externe communicatie is de levensader van het bedrijf en dient steeds weloverwogen plaats te vinden. Het niet nakomen, of slecht nakomen, van afspraken is dodelijk. Spreek en schrijf Jip en Janneke taal. Onjuiste of onbegrijpelijke communicatie leidt al snel tot reputatieschade.
De verslaglegging van de externe communicatie met prospects, klanten en stakeholders wordt vastgelegd met behulp van de pp-communicatie-cyclus. Deze cyclus koppelt met gemak individuen aan: todo's, contact-bladen, afspraken en digitale archieven.
Interne communicatie
De interne communicatie over het werk en planning vindt plaats aan de hand van:
a) de pp-communicatie-cyclus, zijnde gekoppelde: todo's, contactbladen, afspraken en archieven voor (team)werkers en
b) de pp-dossiers, welke voor (team)werkers bestaan uit gekoppelde: hoofdtaken, taken en bijtaken.
De voertaal is JJ-taal waar mogelijk en vakjargon waar noodzakelijk.
NB 1. De interne communicatie over het werk geldt net zo zeer voor "uitbesteed" werk.
NB 2. Een harmonieuze samenwerking komt tot stand bij goed geleide bedrijven waar begrijpelijke taal wordt gesproken, het vakjargon wordt uitgesloten waar mogelijk, niet met de ellebogen wordt gewerkt om betere posities te bereiken, geen politieke spelletjes worden gespeeld en eilandvorming wordt tegengegaan.
Rapportages
De rapportages zijn nodig om de (bestuurlijke) vinger aan de polst te houden. Met 20% van de kernactiviteiten wordt veelal 80 % van de omzet gerealiseerd en (vermoedelijk van het rendement) bij gesegmenteerde (traceerbare) doelgroepen. Het is van belang om het rendement op de kernactiviteiten periodiek te blijven volgen. Hetzelfde geldt voor het rendement. Rapportages bieden verder de nodige stuurinformatie over kwaliteit, klachten, tevredenheid, ziekteverzuim e.d.